TIPS OM HUR NI LYCKAS MED ERAT NÄSTA ERP-PROJEKT
Har du och ditt företag en idé om att investera i ett nytt affärssystem, då har ni kommit rätt. Läs våra tips om hur ni lyckas med ert nästa ERP-projekt.
FÖRETAGETS FÖRVÄNTNINGAR
Sätt er ner och definiera vad ni vill uppnå med ett nytt ERP-system, gör en lista på era viktigaste processer och fundera på vilka utmaningar ni har idag. Vilka arbetsuppgifter tar lång tid, har ni många administrativa moment som borde automatiseras. De flesta moderna ERP-lösningar har stöd för automatisering och här finns ofta stora tidsbesparingar att göra. Gör en sammanställning över de områden ni anser viktigast och där ni ser behov av effektivisering. Lyft fram skälen till införande av ett nytt affärssystem.
TYDLIGA KRAV OCH MÅL
Var specifik när det gäller krav och ta fram en detaljerad lista över de aktiviteter som affärssystemet måste klara av. Kravlistan blir en bra grund för diskussioner med er systempartner och för att hitta den mest lämpliga lösningen för er verksamhet. Gör en lista på övriga applikationer och eventuella integrationer som finns i ert systemlandskap, det här är viktig information för att få en komplett bild över omfattningen.
VÄLDEFINIERADE ROLLER OCH ANSVARSOMRÅDEN
Tillsätt rätt personer att vara med i projektet och säkerställ att de har tid att delta och vara engagerade i projektarbetet. Vi rekommenderar att ni tillsätter en intern projektledare och ett team med en representant från varje affärsområde, t ex ekonomi, logistik osv. Det är viktigt att dessa personer har kunskap om sitt område och tydligt kan kommunicera verksamhetskrav. Vi som systempartner tillsätter en projektledare och applikationsspecialister som levererar ett bra system och ger er verktyg och kunskaper att nyttja lösningen på bästa sätt.
BRA KOMMUNIKATION OCH GODA RELATIONER
En tydlig och bra kommunikation är en av de viktigaste framgångsfaktorerna i den här typen av projekt. Upprepa hellre en sak en gång för mycket än en gång för lite, alla projektmedlemmar måste känna att det är okej att ställa frågor. Planera för statusmöten i projektet och ta upp oförutsedda saker direkt. Mail är bra men att slå en signal kan vara mer effektivt, eller ta ett kort möte för att reda ut en fråga.
VALIDERA LÖSNINGEN
Vi rekommenderar att avsätta tillräckligt med tid för testning, förutom att lösningen valideras blir det också en form av extra utbildning för nyckelanvändarna (”super users”). Planerade och strukturerade tester med uppföljning bör inte underskattas utan är en viktig fas i projektet.
FÖRÄNDRINGSARBETE OCH SCOPE
Att byta ERP-system innebär en omställning och kan i vissa fall innebära förändringar i organisationsstrukturen. Vi rekommenderar att ni utser en person på företaget som ansvarar för förändringsledning. Det kommer göra det lättare för ERP-projektet att hålla sig till scopet, dvs implementera affärssystemet.
I den här typen av projekt kommer det ofta upp många bra idéer om förbättringar och ytterligare effektiviseringar vilket är jättebra! Dock är det viktigt att hålla sig till det överenskomna scopet för att inte riskera att hamna efter i tidsplanen eller dra över budgeten. Sätt upp förbättringsförslag som ligger utanför projektets scope på en lista så att bra idéer och förslag kan tas om hand senare.
