Kundcase: Effektivisering av iScala med Ornatus & Everyday ERP
Automatiserade flöden i affärssystemet ger mer tid för service och försäljning.
”Vi ville ha ett affärssystem som jobbar medan vi sover”
Hur ett teknikbolag med höga krav på snabb service och kundanpassade lösningar lyckades digitalisera sin ekonomi på ett effektivt sätt.
Se intervjun som film här eller läs hela artikeln under.
Artikel
Bakgrund
Från komponenter till kompetens
Ornatus har en lång historia av teknisk expertis och kundnära samarbeten. Företaget grundades 1969 som ett dotterbolag till schweiziska ERNI, men blev helsvenskt tio år senare när Gösta Dahlgren – far till nuvarande delägare Erik Dahlgren – tog över tillsammans med en kollega. I dag drivs Ornatus av Erik och Anders Kalderén, med kontor och lager i Upplands Väsby.
Mycket har förändrats sedan 60-talet, men kärnan i verksamheten är densamma: hög kvalitet, djup teknisk kunskap och nära kundrelationer. Ornatus beskriver sig som ett kompetensföretag inom komponenter – ett företag där det handlar minst lika mycket om branschkunskap som om själva produkterna.
De erbjuder applikations- och produktionsanpassade lösningar för kapslingar och kablage, med särskilt fokus på skärmning, säkerhet och integration. Det är lösningar som i princip alltid skräddarsys efter kundens behov – cirka 98 procent av det som levereras är kundspecifikt. Ofta handlar det om att säkerställa att kundens produkter och maskiner uppfyller olika standardkrav och fungerar i krävande miljöer.
Målgruppen är tydlig: företag som behöver mer än standardlösningar. Det kan röra sig om allt från kyrkorglar till vattenpumpar – applikationer där anpassning, spårbarhet och certifieringar är avgörande och därför måste affärssystemet klara höga krav.
Exempel på användningsområden inkluderar:
Filter för att hantera störningar i elnät
Kontaktdon – allt från kretskort i värmekameror till stora kraftkontakter för industrin
Plast- och metallkapslingar – från enklare modeller till IP-klassade kapslingar upp till 69K
När behovet finns för en säker, skyddande och/eller skärmande kapsling med rätt anslutningar och kablage – med eller utan filter och skärmning – finns Ornatus där med vad de själva kallar: ”Komponentkompetens – applikationsanpassade lösningar kryddade med expertis och personlig service.”
Utmaningen
Växa smart med begränsade resurser
Lösningen
Ett affärssystem som jobbar i bakgrunden
Tillsammans med Everyday ERP påbörjade Ornatus ett arbete med att stegvis effektivisera och automatisera sina viktigaste flöden.
Några nyckelsteg:
Journaler som jobb: Bokföringsjournaler körs nu automatiskt, utan manuell hantering
Riksbankskoppling: Valutakurser uppdateras varje natt – oberoende av vem som är på plats
CAMT.54-inläsning: En fil per dag ersätter timmar av manuell bankavstämning
Schemalagda rapporter (ISQD & SSRS): Allt från leveransplaner till balansräkningar kommer ut automatiskt
ATP-planering som nattjobb: Uppdaterad materialplanering direkt på morgonen
PEPPOL-flöde: Digital hantering av e-fakturor via smarta rapporter och knapptryck
MRP-lösning
– CFA-verktyget i ISQD har också varit ett stort lyft. Vi kan nu enkelt se våra valutaflöden, både samlat och uppdelat, vilket hjälper oss fatta bättre växlingsbeslut, berättar Erik.
Med en relativt liten organisation men ett stort ansvar – från små enskilda firmor till globala koncerner – ställdes höga krav på både tillgänglighet och effektivitet.
– Vi behövde kunna ge kunder uppdaterad information i realtid. Om något händer med en leverans måste de få veta direkt – inte dagen efter, säger Erik.
Trots att affärssystemet iScala hade fungerat i många år, började de manuella momenten ta allt mer tid:
Journaler som skulle skrivas ut, signeras och arkivera
Valutakurser som uppdaterades manuellt – eller inte alls vid sjukfrånvaro
Banktransaktioner som hämtades in ett och ett
Planering och rapportering byggde på gårdagens siffror
– Vår dröm var att komma in på morgonen och ha ett uppdaterat system. Ett som redan vet vad som hänt igår, berättar Erik.
Resultatet
Tidsvinst, träffsäkerhet – och tryggare beslut
Sedan automatiseringen drog igång har företaget sett konkreta förbättringar:
Tidsbesparing: Färre manuella moment har frigjort tid till försäljning och kundservice
Färre fel: Automatiserad valutainläsning och bankkoppling minskar felstansningar
Bättre beslutsunderlag: Systemet är uppdaterat varje morgon, vilket skapar trygghet i planeringen
– Som mindre bolag har vi inte råd att lägga tid på administration som kan automatiseras. Vi behöver lägga tiden där den gör mest nytta – hos kunden, säger Erik.
Om samarbetet med Everyday ERP
När man arbetar tillsammans med verksamhetskonsulterna på Everyday ERP så fungerar det riktigt bra. De har stor kunskap och erfarenhet och de hjälpte oss bland annat med bankinläsning, valutahantering samt balans- och resultaträkning med den nya inbyggda rapportgeneratorn.
Tips från Erik till andra företag?
”Börja med det som ger effekt direkt – journaler, valutor och banktransaktioner. Det gör stor skillnad snabbt.”